07.4-Les dernières mises à jour de Gmail, Contacts et Agendas par Google offrent une fonctionnalité et une convivialité inégalées pour les utilisateurs multiplateformes.- 2015-04-02

Avoir un accès instantané à une seule copie et représentation de toutes vos données sur tous vos appareils (PC, tablette, smartphone, Chromebook …) et leurs Apps est l’objectif optimal pour tout utilisateur de multiples appareils dans un environnement multiplateforme (Windows, Android, Chrome et possiblement iOS d’Apple). Récemment, Google a réalisé d’importantes mises à jour pour intégrer davantage plusieurs de ses produits avec l’utilisation de son Cloud, afin de fournir une fonctionnalité et une convivialité inégalée. Si vous êtes un utilisateur actif multiplateforme, l’utilisation des produits intégrés Google est devenue un must, à mon avis.

Cet article présente les avantages de l’utilisation de plusieurs produits intégrés de Google par rapport à tout autre produit. Si vous avez lu plusieurs articles sur ce site Web, vous avez remarqué que j’ai toujours recommandé l’utilisation des produits Google pour leur fonctionnalité supérieure. Maintenant, je vous incite à utiliser ces produits intégrés parce que peu d’alternatives offrent une telle synchronisation sans souci, à mon avis. S’il vous plaît, lire les articles suivants pour vous familiariser avec les produits Google: 07.2 – L’Univers Google-2013-06-26 et 07.1-Comment configurer Gmail?-19/01/2012.

Il y a plusieurs années, la synchronisation de vos données entre divers appareils et applications était principalement réalisée en mettant à jour vos données pour chaque application et en copiant la dernière version de ces données sur chacun de vos appareils. Si vous utilisiez plusieurs ordinateurs, vous deviez copier manuellement vos données de l’un à l’autre en utilisant plusieurs disquettes au début et des disques durs portables plus tard. Ce n’était pas élégant, mais ça fournissait un niveau initial de synchronisation. Au cours des dernières années, avec l’avènement du Cloud, le tout a été simplifié et est maintenant fait pour vous, en général.

Produits Google intégrés

Avant d’entrer dans la description de chacun  des produits Google intégrées, laissez-moi vous en montrer les principaux avantages. Personnellement, j’utilise actuellement le navigateur Chrome, Gmail, Contacts, Agenda ainsi que plusieurs autres produits Google.

Quoi de nouveau?

Google a amélioré la segmentation et la présentation de vos données dans des fichiers logiques: Contacts, Favoris, Emails … Google maintient ces fichiers sur son nuage (Cloud) pour un accès facile par les différentes Apps Google fonctionnant sur différents systèmes d’exploitation (Windows, Android, Chrome …) et différents appareils (PC, smartphones, tablettes …).

Par exemple: lorsque vous utilisez Chrome comme navigateur sur tous vos appareils, sur n’importe quel appareil que vous utilisez à un moment donné, s’il est configuré correctement, Chrome vous présentera automatiquement la même liste de « Favoris ». Dans mon cas, je maintiens ma liste de Favoris sur mon PC et j’utilise la même liste sur tous mes appareils. Sur vos appareils mobiles, vous avez le choix entre: Favoris sur l’ordinateur, Autres favoris et Favoris sur mobile. J’utilise : Favoris sur l’ordinateur.

Chrome

L’intégration des produits Google commence avec le navigateur Chrome. Dans l’industrie, Chrome est considéré comme l’un des plus rapides et des plus puissants navigateurs multiplateformes. Il a depuis longtemps éclipsé Explorer de Microsoft qui sera bientôt remplacé. Si Microsoft veut remplacer Explorer parce qu’il n’est pas à la hauteur, pourquoi devriez-vous continuer à l’utiliser?

En plus d’être rapide, Chrome supporte une multitude d’extensions très puissantes. Les extensions Chrome sont de petits logiciels qui modifient et améliorent la fonctionnalité du navigateur Chrome. Une fois ajouté au navigateur Chrome, ils réalisent des tâches utiles qui doivent être exécutés de pair avec le navigateur Chrome. Voici une liste des extensions Chrome que j’utilise:

  • 1Password: Gestionnaire de mots de passe et portefeuille sécurisé – L’extension permet à 1Password de remplir automatiquement votre nom d’utilisateur et mot de passe sur demande pour accéder à un site Web.
  • Application Launcher pour Drive (par Google) – Pour accéder au Nuage Google Drive.
  • AVG PrivacyFixPour surveiller les paramètres de vos données personnelles de diverses applications.
  • Chrome Remote DesktopPour accéder à votre PC de bureau de n’importe quel endroit.
  • Google CastPour transmettre du contenu à votre Chromecast et autres appareils qui supportent Google Casts – Permet d’utiliser Chromecast pour accéder à Netflix, par exemple.
  • Dictionnaire GooglePermet avec un clic d’accéder à un dictionnaire en ligne.
  • Google DocsPour créer et éditer des documents semblables à Microsoft Word.
  • Google Play MusiquePour jouer de la musique à partir de votre bibliothèque Google Play Musique.
  • Google SheetsPour créer et éditer des chiffriers semblables à Microsoft Excel.
  • Google SlidesPour créer et éditer des présentations semblables à Microsoft PowerPoint.
  • Google VoicePour faire des appels, envoyer des SMS, voir la boîte de réception et être averti de nouveaux messages (États-Unis uniquement).

Il existe une bibliothèque complète d’extensions Google qui permet de répondre aux besoins de chacun. Vous pouvez y accéder à Chrome Web Store.

Remarque : faire en sorte de bien comprendre à utiliser des Favoris communs à tous vos appareils, comme couverts ci-dessus.

Gmail

Gmail est l’épine dorsale des produits Google récemment mis à jour. Jusqu’à présent, Gmail intégrait vos contacts. Dernièrement, les Contacts Google ont été déplacés sur leur propre App que je passerai en revue ci-dessous. Puisque Gmail est bien expliqué dans d’autres articles, je vous invite à lire les articles suivants pour en apprendre davantage sur la mise en œuvre et l’utilisation de Gmail et autres Apps de Google: 07.2 – L’Univers Google-2013-06-26 et 07.1-Comment configurer Gmail?-19/01/2012.

Comment enregistrer un courriel Gmail dans un dossier? MISE À JOUR  – 25/06/2015

Avec Gmail fonctionnant sous Chrome et Windows 8.1

NOTE: Cette procédure fonctionne avec Windows 8.1 et Google Chrome comme navigateur Web. Je ne l’ai pas testée avec d’autres navigateurs Web.

Si vous utilisez Gmail avec Google Chrome et souhaitez sauvegarder un courriel dans un dossier, voici un moyen facile de le faire:

  1. Dans Gmail, ouvrez le courriel que vous souhaitez enregistrer dans un dossier.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir « Autres ».
  3. Sélectionnez « Imprimer ». Un nouvel onglet de Chrome va s’ouvrir et afficher le courriel formaté.
  4. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur « Change » sous « Destination » et sélectionnez « Save to Google Drive ».
  5. Ensuite, cliquez sur « Save » dans le coin supérieur gauche. Votre courriel sera sauvegardé en format PDF dans Google Drive et la fenêtre sera rafraîchie.
  6. Pour sauvegarder ce courriel ailleurs, cliquez droit sur cette fenêtre rafraîchie et sélectionnez « Save as ».
  7. Modifiez le titre du document, si requis, et cliquez sur « Save ». Le courriel sera alors enregistré à la destination que vous avez spécifiée.
  8. Si le courriel que vous venez d’enregistrer a des pièces jointes que vous voulez également sauvegarder, ouvrir celles-ci.
  9. Une fois qu’une pièce jointe est ouverte, cliquez droit sur la pièce jointe et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez la sauvegarder.

C’est tout! Dès lors, vous pouvez faire ce que vous voulez avec ces copies électroniques de courriels et leurs pièces jointes.

Avec Gmail fonctionnant sous Android Lollypop 5.0

NOTE: Cette procédure qui fonctionne en utilisant Gmail sous Android Lollypop 5.0 devrait aussi fonctionner avec les versions précédentes d’Android. Je ne l’ai pas testée avec les versions précédentes d’Android.

Si vous utilisez Gmail sur un appareil Android et souhaitez sauvegarder un courriel dans un dossier, voici la façon de le faire:

  1. Dans Gmail, ouvrez le courriel que vous souhaitez enregistrer dans un dossier.
  2. Ouvrez le menu principal, à gauche de la touche « Accueil », et sélectionnez « Imprimer ».
  3. Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir et afficher le courriel.
  4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « PDF » sur un point jaune.
  5. Mon Disque « Google Drive » va s’ouvrir et afficher le titre du courriel que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.
  6. Cliquez sur « Enregistrer » près du titre du courriel pour l’enregistrer sur Mon Disque. Lorsque vous ouvrirez Mon Disque de Google, le courriel sera enregistré en format PDF.

C’est tout! Dès lors,  il est disponible sur tous vos appareils.

Contacts

La nouvelle App Google Contacts représente une amélioration par rapport à la fonction précédente de Contacts sur Gmail. Par contre, elle a perdu l’option de pouvoir personnaliser le descriptif d’un champ qui était très utile pour identifier différentes entrées de même type. Il semble que la nouvelle App Contacts de Google présuppose que vous aurez une entrée dans Contacts pour chaque personne. Dans mon cas, j’ai une entrée par famille. Dans ce cas, il est utile d’identifier à qui appartient le numéro de téléphone, par exemple. Vous pouvez contourner cette restriction en ajoutant un identifiant après le numéro de téléphone.

Chaque fois que vos données sont électroniquement converties dans une nouvelle App le résultat peut être différent de ce que vous aviez auparavant. Par conséquent, après une telle conversion, vous devez revoir et ajuster tous vos contacts pour vous assurer que le champ d’identification pour le tri fonctionne selon vos besoins. Dans mon cas, je trie par nom de famille. J’ai remarqué une virgule après le nom de la famille qui nuit au tri. S’il vous plaît, suivre exactement les « Options de tri » décrites ci-dessous afin de vous assurer que vos contacts sont triés correctement.

Options de tri

Tout d’abord, vous devez décider de l’ordre de tri que vous désirez. Je trouve que le tri par nom de famille est plus commode pour moi. Vous pouvez aussi mettre un nom de société au lieu du nom de la famille et ça va trier selon les noms de famille et noms d’entreprises. Vous avez également la possibilité d’ajouter un « Nom utilisé pour le tri » qui peut être mieux adapté à des besoins spécifiques. Les instructions suivantes sont pour le tri par noms de famille et d’entreprises:

  1. Tout d’abord, ouvrez les réglages des Contacts Google sous Windows en cliquant sur « AZ », en haut à droite,
  2. Ensuite, choisir « Prénom » pour trier par le premier nom qui est entré dans le champ Nom du contact pour un dossier de personne ou de société.
  3. Ensuite, sur chaque appareil Android, cliquez sur « Contacts », coin supérieur droit, puis cliquez sur le menu en bas à gauche de l’appareil, ouvrez Paramètres et cliquez sur « Afficher les contacts par », puis sélectionnez «Prénom premier ». Il semble que dans Android, le premier nom dans le dossier d’une personne est assumé être le prénom. Dans mon cas, ce sera le nom de famille. Note: Je ne sais pas si ou comment ça fonctionne avec iOS d’Apple. Vous pouvez me faire parvenir vos commentaires si vous le savez et je vais les incorporer.
  4. Passez ensuite en revue tous vos contacts pour vous assurer que le champ Nom du contact est entré exactement comme suit:
    1. Le premier mot doit être le nom de «famille» ou le nom d’une société,
    2. Suivi par un espace (très important),
    3. Ensuite, entrez le(s) prénom (s) pour une personne.

Si vous suivez les instructions ci-dessus à la lettre, tous les enregistrements de vos contacts seront triés par nom de famille et de société, et affiché de la même façon sur tous vos appareils.

Groupes

Si vous avez beaucoup de contacts, comme dans mon cas j’en ai plus de 1,200, la meilleure façon, à mon avis, pour organiser vos dossiers Contacts afin de les retrouver facilement est de les classer par Groupes. Pour établir une bonne classification par groupe, vous devez au préalable la définir sur papier. Voici quelques suggestions:

  1. Déterminez d’abord des super-groupes. Par exemple: Amis, Investissements, Professionnels, Fournisseurs, Voyages, …
  2. Ensuite, ajouter un qualificatif aux super-groupes. Par exemple: Amis-Canada, Amis-Bahamas, Amis-France, … / Prof-Dentiste, Prof-Médecin, Prof-Comptable, … / Four-Austin, Four-Bahamas, Four-Bateau, …
  3. Ensuite, ajoutez les groupes simples. Par exemple: Ordinateurs, Golf & Tennis, …

Une fois que votre structure de classification de Groupes est établie, vous devez l’entrer dans votre App Contacts de Google. Pour ce faire dans Windows:

  1. Cliquez sur un contact pour ouvrir un enregistrement de contact (peu importe le contact, ça n’a pas d’importance).
  2. En bas à gauche, cliquez sur Entrée de groupe pour ouvrir Groupes.
  3. Cliquez sur Nouveau groupe et entrez un nouveau nom de groupe.
  4. Puis cliquez sur Créer un groupe.

Pour ce faire avec Android (si vous ne l’avez pas déjà fait avec Windows):

  1. Ouvrez Contacts.
  2. Cliquez sur Groupes en haut pour l’afficher en surbrillance.
  3. Cliquez sur Menu, en bas à gauche.
  4. Cliquez sur Créer.
  5. Entrez un nom de groupe et cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.

Une fois que vous aurez entré tous vos groupes, vous serez en mesure de classer vos contacts par groupe. Pour classer vos contacts par groupe avec Windows:

  1. Ouvrez l’enregistrement d’un contact.
  2. En bas à gauche, cliquez sur Entrée de groupes pour ouvrir Groupes.
  3. Ensuite, cliquez sur le côté gauche du groupe que vous souhaitez attribuer et une coche devrait apparaître. Une personne peut être dans plusieurs groupes en fonction de vos besoins.
  4. Cliquez sur la flèche en haut à gauche pour sortir du dossier et répéter la même chose pour classer tous vos contacts.

Pour classer vos contacts par groupe avec Android (si vous ne l’avez pas déjà fait avec Windows):

  1. Ouvrez Contacts.
  2. Cliquez pour mettre en surbrillance Contacts en haut.
  3. Cliquez sur un contact que vous souhaitez affecter à un groupe.
  4. Cliquez sur Menu, en bas à gauche.
  5. Choisissez Modifier.
  6. Faites défiler et cliquez sur Groupes.
  7. Ajouter une coche où vous souhaitez afin de classer ce contact dans ce groupe.
  8. Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.

Autres utilisations de Groupes. Il y a beaucoup d’autres façons productives d’utiliser Google Contacts. Par exemple, vous pouvez:

  1. Créer des listes de diffusion: par exemple, si vous créez un groupe appelé « Cartes de Noël », comme décrit ci-dessus, puis vous désirez envoyer la même carte de Noël à plusieurs personnes que vous connaissez, vous n’aurez alors qu’à taper « Cartes de Noël » dans « À » d’un courriel Gmail et toutes les adresses courriels des personnes de ce groupe seront automatiquement copiées. J’utilise un groupe similaire pour transmettre des courriels afin d’aviser les personnes que je connais de la parution de nouveaux articles.
  2. Listes de produits: par exemple, si vous désirez vous rappeler de vins que vous aimez ou que vous voulez essayer, vous pouvez créer un groupe d’activités « Vins » et ajouter un contact (VIN-nom du vin) pour chaque vin que vous voulez avec vos commentaires. Chez le marchand de vins, il suffit d’accéder cette liste pour vous aider à choisir les vins que vous désirez acheter.
  3. Listes d’avis: lorsque vous quittez votre résidence pour passer l’été sur la Côte ou l’hiver dans les Bahamas, vous pouvez avoir besoin de contacter plusieurs fournisseurs afin de mettre en veilleuse des services ou à d’autres fins. En créant un groupe « Avis » vous aurez un accès direct aux coordonnées de ces contacts en un seul endroit afin de n’oublier personne.
  4. Cartes de crédit à paiements répétitifs: la plupart d’entre nous utilisons des cartes de crédit pour acheter en ligne, pour le renouvellement automatique de certains abonnements ou des services ainsi que diverses autres utilisations. Alors s’il vous arrive d’avoir à remplacer une carte perdue ou volée, vous devrez mettre à jour vos informations de carte de crédit auprès des fournisseurs qui utilisent cette carte. En créant un groupe « Cartes de crédit », vous aurez accès directement aux coordonnées de ces contacts en un seul endroit afin de n’oublier personne.
  5. Je pourrais continuer, mais je pense que vous comprenez la fonction.

Comme vous pouvez le constater ci-dessus, l’App Contacts de Google peut être très utile pour une variété de fins. Vous pouvez l’utiliser pour stocker et facilement accéder à une variété d’informations autres que des contacts, comme expliqué ci-dessus.

Agenda Google

Agenda Google incorpore beaucoup de fonctions très utiles. Premièrement, il fournit la fonctionnalité d’un Agenda pour enregistrer tous vos rendez-vous. Vous pouvez également ajouter d’autres Agenda très utiles. Par exemple, vous pouvez ajouter un Agenda des anniversaires de naissance qui affichera automatiquement les anniversaires de personnes dans Contacts de Google et éventuellement « Vos cercles » dans Google+. Cette fonction affiche aussi les autres anniversaires et d’autres événements à partir de Google Contacts. Vous pouvez ajouter d’autres Agendas comme les jours fériés dans votre pays, les phases de la lune que j’utilise pour déterminer les meilleurs jours pour la pêche, les prévisions météo pour l’endroit où vous vous trouvez, et j’en passe.

L’enregistrement des événements dans Agenda

Une fois que vous cliquez sur une date dans Agenda de Google pour enregistrer un événement, Agenda ouvrira un écran d’événements pour entrer l’événement et personnaliser chaque entrée pour la rendre plus pertinente en complétant certaines ou plusieurs des caractéristiques suivantes:

  1. La description de l’événement.
  2. Aujourd’hui ou sur plusieurs jours.
  3. À tous les jours ou à un moment précis de la journée.
  4. Vous pouvez répéter automatiquement l’événement: quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement, et y attribuer une date de fin.
  5. Vous pouvez spécifier un emplacement.
  6. Vous pouvez ajouter un appel vidéo.
  7. Puisque vous pouvez avoir plusieurs Agendas, vous pouvez choisir sur quel Agenda vous voulez enregistrer cet événement.
  8. Vous pouvez ajouter une description détaillée ou des notes.
  9. Vous pouvez ajouter plusieurs invités à cet événement en ajoutant leur adresse courriel.
  10. Vous pouvez spécifier si vos Invités peuvent: modifier l’événement, inviter d’autres personnes et/ou voir la liste d’Invités.
  11. Vous pouvez attribuer une couleur pour distinguer l’importance de l’évènement ou à d’autres fins.
  12. Vous pouvez ajouter comment et quand vous voulez être Notifié. Les valeurs par défaut sont un pop-up dans Agenda et un courriel transmis la veille. Mais vous pouvez spécifier ce que vous voulez, selon vos besoins.
  13. Vous pouvez afficher si vous êtes occupé ou disponible pendant l’évènement.
  14. Vous pouvez préciser à qui vous voulez rendre visible cet événement.
  15. En utilisant les paramètres d’Agenda vous pouvez personnaliser d’autres fonctions d’Agenda et d’ajouter des Apps du Lab. Google. Par exemple, vous pouvez activer l’ajout de pièces jointes à un événement.

De Tâches Google à S Note avec le S Pen de Samsung

Vous pouvez choisir d’utiliser Google Tâches et d’afficher vos  tâches sur Agenda. Google Tâches fait un bon travail pour des listes de choses à faire et des notes. Personnellement, après avoir étudié Action Memo de Samsung et, plus tard, S Note de Samsung qui tous deux utilisent le S Pen, j’ai migré d’abord de Google Tâches à Action Memo, puis ensuite vers S Note de Samsung. Ceci ne veut pas de dire que Google Tâches ou Action Memo de Samsung ne font pas un bon travail.

Comme je voulais fonctionner dans un environnement sans papier (me débarrasser de listes de choses à faire et de notes griffonnées sur des bouts de papier), l’App S Note avec le S Pen répondait mieux à mes besoins parce que je pouvais écrire à la main mes choses à faire et mes notes, ce qui était plus naturel pour moi. Par conséquent, j’étais plus enclin à tout mettre sous S Note et ainsi me débarrasser des petits bouts de papier griffonnés. J’ai d’abord utilisé Action Memo de Samsung avec le S Pen pour accomplir les mêmes tâches. Après un certain temps, j’ai trouvé que S Note avec le S Pen était plus convivial pour moi afin d’organiser et de retrouver différents types de choses à faire et mes notes. Si vous êtes intéressé, vous pouvez trouver plus d’informations sur Action Mémo en lisant l’article suivant: 12.01- Module 1 de la série sur la fonctionnalité inégalée des Samsung Galaxy Note-Introduction-2014-11-30.

Google Drive et Google+

Dans la poursuite de son programme de réorganisation et d’intégration de ses produits, Google vient tout juste d’annoncer le transfert des photos et vidéos affichées sur Google+ vers Google Drive. Ceci nous permet de constater le rôle central que Google Drive va jouer dans l’intégration d’une bonne partie des produits Google. Ce changement est bienvenue et à point.

Comment vous assurez que vous verrez les mêmes Courriels, les mêmes Contacts et les mêmes Agendas sur tous vos appareils?

Même si vos appareils Android et possiblement vos appareils iOS d’Apple intègrent vos courriels, contacts et agenda dans leurs applications à cette fin, je n’aime pas cette conversion de mes données et je préfère visionner mes données directement à partir du Nuage de Google. Pour éviter toute complication venant de la transformation de vos données Google, il vous faut utiliser les Apps indigènes de Google: Gmail, Contacts, Agendas et autres.

Pour ce faire, téléchargez les Apps Gmail, Contacts, Agendas et autres de Google sur votre smartphone et/ou tablette. Ensuite, utilisez ces applications plutôt que d’utiliser les applications propres à vos appareils fournissant des services similaires. Cette façon de faire, veillera à ce que vos données proviennent directement de Google afin qu’elles soient identiques sur tous vos appareils.

J’espère que les informations ci-dessus vous aideront  à apprendre à utiliser de façon productive les Apps et fonctions Google dans Gmail, Contacts et Agenda, que je vous incite à utiliser. Cela peut exiger des changements d’habitudes, mais les avantages en valent la peine.

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