06.02 – Partager des fichiers avec Dropbox – 2012-12-24

Partager des fichiers peut être très utile lorsque plusieurs personnes doivent collaborer sur un même projet ou lorsque les fichiers sont volumineux, par exemple: des photos, des vidéos, etc… Certaines personnes utilisent Facebook pour afficher quelques photos sur leur mur. Personnellement, comme plusieurs, je ne suis pas un fan et ni un utilisateur de Facebook. Il est également possible de partager des fichiers avec Windows, mais avec certaines contraintes.

Finalement, vous pouvez partager des fichiers à l’aide des services Nuage « Cloud » comme Dropbox et autres services similaires. Puisque Dropbox est, à mon avis, le service de Nuage le plus simple à utiliser, maintenant imité par d’autres, nous allons présenter ci-dessous comment partager des fichiers en utilisant Dropbox. Les instructions ci-dessous sont pour les utilisateurs de Windows. Dropbox fonctionne aussi sur Apple iOS et son utilisation devrait être assez similaire.

Il existe deux approches principales pour partager des fichiers avec Dropbox:

  1. Utiliser un lien internet: donner accès aux fichiers à partager sans privilèges de mise à jour. Les récipiendaires peuvent seulement les consulter, copier et coller. Ils n’ont pas besoin d’être des utilisateurs de Dropbox.
  2. Partager des fichiers avec des utilisateurs de Dropbox: donner accès aux fichiers à partager avec privilèges de mise à jour. Les récipiendaires doivent être des utilisateurs de Dropbox.

Les utilisateurs de Dropbox désireux de partager certains fichiers avec d’autres

Si vous n’utilisez pas actuellement Dropbox, allez à www.dropbox.com et télécharger Dropbox. C’est très simple et facile à utiliser. Une fois que vous avez installé Dropbox, voici comment créer des fichiers accessibles à d’autres:

  1. Cliquez comme vous le faites habituellement pour accéder à vos fichiers.
  2. Ensuite, Cliquez sur le fichier Dropbox, sous la rubrique « Favoris » (en haut à gauche), pour l’ouvrir.
  3. A l’intérieur du fichier Dropbox, Créez un nouveau (ou plusieurs) fichier(s), comme vous le feriez normalement, et les nommer.
  4. Ensuite, Copier & Coller les données (textes, images, films, etc…) que vous souhaitez partager avec d’autres dans ce nouveau fichier.
  5. Donnez un certain temps à Dropbox pour terminer la copie et le téléchargement au Nuage « Cloud ». Peut prendre une heure ou plus selon la taille des fichiers.

Maintenant vous êtes prêt à partager ce/ces fichier(s) avec d’autres.

Utiliser un lien internet

Lorsque prêt, veillez vous connecter à votre compte Dropbox www.dropbox.com avec votre adresse e-mail et votre mot de passe Dropbox.

1. Allez au fichier que vous souhaitez partager, Cliquez droit « Right Click » dessus et choisissez Share link.

2. Sur l’écran suivant Cliquez sur Get link. Le lien sera copié sur votre « clipboard » (Message).

3. Maintenant, ouvrez un nouveau courriel et Collez le lien dans la zone texte du courriel.

4. Ensuite, ajoutez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier et du texte les invitant à Cliquer sur le lien Internet pour accéder au contenu du fichier.

C’est tout! Maintenant, toute personne qui a ce lien Internet peut accéder au contenu du fichier. Avec un Clic droit sur n’importe quel contenu du fichier, elle peut par exemple Sélectionnez tout et Copier & Coller le contenu dans ses propres fichiers. C’est ainsi une excellente façon de transmettre des fichiers volumineux.

Autre élément intéressant, l’auteur peut modifier le contenu en tout temps et le lecteur accèdera toujours au contenu à jour. Par exemple : vous pouvez rajouter de nouvelles photos pour les partager. On peut ainsi substituer un site Internet personnel qui fournit seulement de l’information en utilisant cette approche.

Partager des fichiers avec des utilisateurs de Dropbox

Lorsque prêt, veillez vous connecter à votre compte Dropbox www.dropbox.com avec votre adresse e-mail et votre mot de passe Dropbox.

  1. Allez au fichier que vous souhaitez partager, Cliquez droit « Right Click » dessus et choisissez Invite to folder”.
  2. Sur l’écran contextuel « pop up », ajoutez les adresses de courriel des personnes avec lesquelles vous désirez partager le contenu du fichier, puis inclure un message texte les invitant à partager le contenu du fichier.
  3. Puis, Cliquez sur “Share folder”. Si vous désirez, vous pouvez indiquer pour “Allow members to invite other people”.
  4. Un écran contextuel affiche “The Shared folder has been opened « .
  5. Pendant ce temps, Dropbox transmettra un e-mail à la personne invitée pour lui fournir l’accès au(x) fichier(s) partagé(s).
  6. Ces utilisateurs Dropbox vont devoir se connecter à Dropbox, avec leurs nom d’utilisateur et mot de passe Dropbox, pour l’accès partagé au fichier.

À partir de ce moment, ces utilisateurs Dropbox seront en mesure d’accéder, de modifier et d’ajouter au contenu de ce fichier Dropbox partagé. Cela est très utile lorsque différents utilisateurs travaillent ensemble sur les mêmes documents. Chaque utilisateur peut ajouter des suffixes pour identifier sa version de mise à jour. En règle générale, une telle règle sera mise en place pour ne pas perdre le contrôle.

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