04.4-Comment simplifier votre environnement technologique multi-appareil (PC, portables, tablettes, smartphones, …) – 2016-03-29

Lorsque nous avons commencé à utiliser des PC Windows, au début des années 80, il était très facile de savoir où stocker et où trouver notre information. Tout était stocké dans des dossiers sous « Ce PC » / « Documents ». Au fil du temps, quand il est devenu possible de stocker de la musique, des photos et des vidéos, les dossiers suivants ont été ajoutés sous la rubrique « Ce PC » / « Musique », « Images » et « Vidéos ». Non sorcier, n’est-ce pas !

 

Vers 2010, suite à l’avènement des smartphones et des services Nuage, tout a changé et maintenant :

  1. Vous devez choisir parmi un nombre illimité d’options et d’applications.
  2. Vous devez rendre accessible toutes vos données sur tous vos appareils.
  3. Vous devez vous préoccuper que la mise à jour automatique et la synchronisation entre tous vos appareils se fassent correctement.

Depuis ce temps, les utilisateurs sont forcés à faire des choix pour lesquels ils ne sont pas préparés et/ou ne disposent pas du savoir-faire pour les faire. Pire encore, la plupart des utilisateurs n’ont même pas encore reconnu la nécessité d’organiser et de gérer correctement leurs informations. Encore moins le faire !

La plupart du temps, quand quelqu’un me demander de l’aide, les problèmes sont reliés à la gestion des données et/ou à des environnements informatiques complexes avec une grande quantité d’applications qui se chevauchent et/ou l’utilisation de versions périmées des produits qu’ils utilisent. Ils ont souvent perdu l’accès à certaines informations importantes ou quelque chose ne fonctionne pas correctement et ils n’ont aucune idée pourquoi. Très souvent, ils ont installé les applications qu’ils ne maîtrisent pas, pour lesquelles ils ne peuvent obtenir de l’aide, puisque peu de gens sont familiers avec ces applications. De plus, leurs appareils informatiques sont remplis d’applications inutiles qui leur compliquent la vie pour accomplir peu. Finalement, ils ne gardent pas à jour l’ensemble des produits qu’ils utilisent.

Une des raisons qui favorisent ceci vient du fait que chaque fournisseur majeur de logiciels tente d’inciter les utilisateurs à utiliser ses produits et ses services Nuage. D’autres fournissent des Apps gratuites initialement qui arrivent préinstallées sur les appareils.

Les utilisateurs qui possèdent plusieurs appareils (PC, tablettes, smartphones, …) fonctionnant sous une variété de technologies (Microsoft, Google, Apple, …) se retrouvent avec une multitude de produits similaires qui, par défaut, stockent automatiquement leurs fichiers sur divers services Nuage. Ceci a pour résultat que leurs informations se retrouvent dispersées un peu partout.

Pour mettre ceci en perspective, le tableau ci-dessous ne montre que quelques-uns des produits les plus couramment utilisés qui proviennent des principaux fournisseurs. Il ne montre pas la multitude d’autres produits similaires des plus petits fournisseurs.

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Comme vous pouvez le constater, chaque fournisseur dispose d’une application de traitement de texte, une application de musique, une application de messagerie, …

Comment solutionner ce problème ?

La PREMIÈRE chose à faire est de vous asseoir et de sélectionner un nombre TRÈS LIMITÉ de technologies et de produits, en ne sélectionnant que ceux qui fonctionnent sur toutes les plates-formes technologiques que vous utilisez couramment. Ceci est impératif !

  1. Vous devez vous limiter à UN NOMBRE MINIMAL de fournisseurs de technologies qui répondent à vos besoins.
  2. Vous devez sélectionner UN SEUL produit pour chaque type d’application. Par exemple : utiliser les produits Microsoft Office 365, qui fonctionnent sur la plupart des plates-formes technologiques, pour tous vos besoins de type bureau.
  3. Vous devez sélectionner UN SEUL service Nuage pour stocker toutes vos données.

Les produits en jaune ci-dessous sont les choix que j’ai faits et que je recommande fortement.

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Pour les utilisateurs des produits Apple

Si vous êtes un utilisateur des produits Apple et que vous voulez vous restreindre à utiliser presque exclusivement les produits Apple, ce qui est un choix valable, alors sélectionnez seulement les logiciels et Apps fonctionnant sur les produits Apple.

D’autre part, si vous êtes un utilisateur de certains produits Apple qui veut être ouvert vers le reste du monde, alors je recommande que vous choisissiez les technologies les plus utilisées des leadeurs de marché qui fonctionnent sur les produits Apple.

Cela vous permettra de profiter des meilleurs produits et technologies actuelles ou futures, en plus d’une fonctionnalité accrue, car très souvent les produits Apple sont perçus comme plus simple parce qu’ils offrent une fonctionnalité réduite, donc beaucoup moins de choses à apprendre.

Peu de fournisseurs de technologies

Les Apps de communication et de gestion du temps

Google est le leader incontesté du marché pour les Apps de courriels, de contacts et de calendriers. Étant donné que tous les produits Google fonctionnent à la fois sur les plateformes Android, Microsoft et Apple, je recommande fortement Google Gmail, Google Contacts, Google Agenda, Google Cartes, …

Pour plus d’informations sur ces produits veuillez consulter : 07.4-Les dernières mises à jour de Gmail, Contacts et Agendas par Google offrent une fonctionnalité et une convivialité inégalées pour les utilisateurs multiplateformes. – 2015-04-02

Apps de type bureau

Microsoft est le leader incontesté du marché en ce qui concerne les applications de type bureau, telles que Word, Excel, PowerPoint, … Puisque Microsoft Office 365 fonctionne sur Android, Microsoft et les produits Apple, je vous recommande fortement Microsoft Office 365 pour TOUS vos travaux de type bureau afin de répondre à vos besoins sur toutes vos plates-formes technologiques.

Fournisseurs de services Nuage

En ce qui concerne le stockage Nuage et la synchronisation transparente entre tous vos appareils, rien n’approche Dropbox en fait de convivialité et de rapidité de synchronisation. J’ai installé et utilisé le stockage Nuage de Google Drive et de Microsoft OneDrive. Même si j’avais 1 To de stockage Nuage gratuit sur chacun de Google Drive et de OneDrive, j’ai choisi de payer 99 $US par année pour 1 To sur Dropbox. Si cela ne suffit pas à vous convaincre que Dropbox est le bon choix, alors je ne sais pas ce qui va le faire !

Pour tous ceux qui trouvent le stockage Nuage mystérieux, permettez-moi de vous simplifier les choses. Si vous pouvez stocker un document dans un dossier sous « Ce PC » / « Documents » sous Windows, vous pouvez utiliser le stockage Nuage, car c’est aussi simple. La seule différence est qu’au lieu de stocker votre document dans un dossier sous « Ce PC » / « Documents » vous le stockez dans un dossier sous « Dropbox » sur le même écran où est affiché « Ce PC » / « Documents ». C’est tout ! Dropbox s’occupe du reste !

Pour plus d’informations sur le stockage Nuage et Dropbox, veuillez consulter : 06.03 – Les services Nuage « Cloud » – Dropbox, SkyDrive et Google Drive – 2012-12-25

Je stocke toutes mes informations autres que ma musique sur Dropbox. Correctement configurées, les photos que vous prenez avec votre smartphone seront automatiquement téléchargées dans le dossier “Dropbox” / “Camera Uploads”. J’ai rajouté dans ce dossier toutes mes autres photos digitalisées pour n’avoir qu’un seul endroit à consulter pour trouver toutes mes photos.

En ce qui concerne le stockage et la lecture de la musique, j’ai choisi Google Play Musique comme fournisseur de stockage Nuage. Les raisons sont très simples : vous pouvez télécharger 50,000 chansons gratuitement ; j’en ai chargé 11,500 jusqu’à présent et le tout fonctionne très bien sur tous mes appareils Android, Windows et Apple. Difficile à battre cela !

Fournisseurs de services téléphoniques vidéo

Skype de Microsoft est le leader incontesté du marché en matière de services téléphoniques vidéo. J’ai mis en œuvre et j’utilise Skype sur tous mes appareils, y compris les iPhone et iPad. Si vous utilisez FaceTime sur vos appareils Apple, vous ne pouvez communiquer qu’avec d’autres utilisateurs Apple.

Puisque je vis à différents endroits au cours d’une année, je ne pouvais pas recevoir mes textos de mes fournisseurs de services téléphoniques d’autres pays que celui dans lequel je me trouvais. En plus des appels téléphoniques gratuits, Hangouts de Google me permet de recevoir des textos à partir des États-Unis quand je suis à l’étranger. Ceci est très utile lorsque vous utilisez la vérification en deux étapes pour la sécurité qui m’exige d’entrer le code reçu sur mon smartphone des États-Unis. Il est également utile de pouvoir transmettre et recevoir des textos avec Gmail.

Appliquer le principe KISS pour minimiser les embûches potentielles

Si vous n’êtes pas très familier avec les ordinateurs, les tablettes et les smartphones, et même si vous l’êtes, vous devriez toujours appliquer le principe KISS (Keep It Simple Stupid). Comme mentionné ci-haut, cela implique que vous devez garder le nombre d’applications sur chacun de vos appareils au minimum. Vous devez supprimer tous les logiciels que vous n’utilisez pas régulièrement sur chacun de vos appareils. Attention de ne pas effacer les logiciels d’exploitation ! Vous devez faire affaire avec un nombre minimum de fournisseurs d’Apps pour vos besoins. Vous devez toujours traiter avec les leaders du marché, tels que ceux recommandés dans cet article. Si vous appliquez ces recommandations religieusement, vous devriez éviter beaucoup d’embûches potentielles.

Autres applications très utiles de leaders de marchés

En plus des applications opérationnelles de base mentionnées ci-dessus, il y a certaines autres applications très utiles, dont :

1 – Acronis True Image, pour des sauvegardes régulières de vos logiciels et de vos données sur un disque dur autonome, en cas de catastrophe.

2 – Les ordinateurs sont livrés avec des logiciels « Drivers » qui contrôlent les activités des divers composants d’ordinateurs provenant de divers fabricants de composants. Ces « Drivers » sont généralement à jour lorsque vous achetez un nouvel ordinateur. Mais au fil du temps, des mises à jour et de nouveaux « Drivers » deviennent disponibles. AVG Driver Updater est une App peu dispendieuse, d’un leader de marché, qui vous avertit chaque fois qu’un nouveau « Drivers » devient disponible et vous demande de l’installer pour garder votre ordinateur à jour en tout temps.

3 – Tout au long de la journée, vous téléchargez des trucs, mettez à jour des applications, … qui utilisent tous la mémoire temporaire, créez des fichiers temporaires, … qui ne sont souvent pas supprimés, ce qui affecte le stockage disponible et la performance de vos appareils informatiques. AVG PC Tune Up prend soin de tout cela. Il surveille en permanence votre ordinateur et vous propose ou applique des correctifs, efface les fichiers inutiles et redondants et active ou désactive les applications informatiques qui nuisent à la performance. Tout cela se fait automatiquement avec la possibilité de configurer l’App selon vos préférences. En d’autres termes, il optimise en arrière scène les performances de votre ordinateur en temps réel.

4 – Une tâche très importante pour votre sécurité est d’utiliser des mots de passe complexes afin de protéger vos données et votre argent. Je sais que ce n’est pas populaire, mais le jour où vous allez être piraté, vous allez regretter de ne pas vous être protégé correctement. L’approche la plus facile pour l’utilisation de mots de passe complexes est d’utiliser une App de type coffre-fort de mots de passe. Vous n’avez qu’à vous rappeler que du mot de passe du logiciel coffre-fort. Dans de nombreux articles précédents, j’ai suggéré eWallet que j’utilise depuis plusieurs années. S’il vous plaît lire l’article : 15.4-Mettre en œuvre eWallet comme gestionnaire de mots de passe sécurisé-2015-11-05.

Configurez TOUS vos appareils pour MISES À JOUR AUTOMATIQUES

Avec Windows 10

  • Cliquez sur le bouton « Démarrer » (coin en bas à gauche)
  • Cliquez sur « Paramètres »
  • Cliquez sur « Mise à jour et sécurité »
  • Cliquez sur « Options avancées »
  • Choisissez « Automatique (recommandé) » dans la fenêtre supérieure
  • Activez « Mettre à jour pour d’autres produits Microsoft lorsque je mets à jour Windows »

Veuillez aussi lire l’article : 10.01-Windows 10, pourquoi vous mettre à niveau ? – 03/08/2015

Sur les appareils Android 5.0

  • Allez à « Paramètres »
  • Allez à « Général »
  • Allez à « À propos de l’appareil »
  • Allez à « Mises à jour logicielles »
  • Cochez la case de « Mise à jour auto. »

Sur les appareils iPad iOS 9

  • Allez à « Réglages »
  • Allez à « Général »
  • Allez à « Mise à jour logicielle »
  • Suivez les instructions pour mettre à jour

Chaque fois que l’un de vos appareils vous informe de la disponibilité d’une mise à jour, s’il vous plaît faire la mise à jour immédiatement afin de ne pas l’oublier.

REMARQUE : Assurez-vous que votre appareil est branché ou a assez d’énergie en réserve pour que l’ensemble du processus de mise à jour puisse être complété et NE JAMAIS arrêter ou fermer un appareil pendant une mise à jour, sinon vous risquez de sérieux ennuis.

Conclusion

Si vous suivez les recommandations ci-dessus, vous allez vous retrouver avec un environnement technologique très simple :

  1. Vous allez posséder un ensemble très limité de produits, parmi les plus utilisés sur le marché, et pour lesquels vous serez en mesure de plus facilement apprendre ou trouver de l’aide auprès des nombreux autres utilisateurs.
  2. Toutes vos données, autres que votre musique, seront stockées sur le service Nuage Dropbox. Vous n’aurez donc seulement qu’un endroit pour trouver tout ce que vous avez précédemment enregistré sur tous vos appareils. De plus, vous aurez une sauvegarde instantanée. En démarrant Dropbox sur un nouvel appareil, celui-ci sera synchronisé automatiquement.

Qu’attendez-vous avant de simplifier votre environnement technologique ? Je peux vous assurer que votre situation ne fera qu’empirer avant d’être obligé de le faire ! Pourquoi ne pas le faire dès aujourd’hui ?